Cada empresa pode ser visualizada como um sistema que multiplica os recursos financeiros nela investidos por seus proprietários, podendo-se assumir que o seu objetivo primordial é o de maximizar a riqueza investida. Nas empresas privadas os proprietários desejam que seus investimentos produzam retorno compatível com o risco assumido, sendo o lucro o reflexo da eficiência gerencial.

Com essa perspectiva, o empresário se vê diante de vários desafios no que diz respeito ao intuito da continuidade progressiva e administrativa do seu negócio, que entre outros destacamos: o desafio de planejar suas atividades financeiras, analisar constantemente o mercado em que atua, planejar vendas, acompanhar relatórios de contas a receber ou pagar, manter conciliação bancária/controle de caixa em dia, analisar e acompanhar as metas e índices financeiros, além de preocupar-se com o seu patrimônio como um todo e com a capacidade humana no tocante à produtividade.

Pensando nisso, esclareceremos algumas práticas importantes para que possam conhecê-los melhor e iniciar a prática no intuito de manter uma gestão eficiente, eficaz, sustentável e que sirva de modelo para outros negócios, pois não há como falar em controle financeiro sem que se conheça os seguintes termos:

Planejamento das atividades: O planejamento deve ser o primeiro passo do empresário, se baseando no plano de negócio para ajudar a nortear melhor em qual direção a empresa seguirá para alcançar sua missão junto à sociedade (clientes, fornecedores, governo, bancos, geração de empregos e renda, etc.) e junto aos seus sócios e investidores. Ajuda a alcançar também a direção das melhores alternativas de crescimento, geração de resultados e a dar uma direção mais assertiva para a empresa, prezando pela continuidade normal das suas atividades.

Aos que estão começando, jamais inicie seu negócio, novo serviço ou desenvolva novos produtos sem antes planejar estrategicamente a atividade que irá desenvolver, com uma análise de mercado, olhando para dentro, mas sem esquecer dos dados, ameaças e oportunidades, do mercado externo em que sua empresa irá atuar.

Controle de Contas a Pagar e a Receber: O controle de contas a pagar e receber, deve ser realizado, preferencialmente através de um sistema integrado de gestão que possibilite a visão passada e futura dos recebíveis e pagamentos. Seu contador pode lhe indicar sistemas interessantes para sua empresa, é importante utilizar um que você se identifique e consiga usar sempre.

Conciliação Bancária e Controle de Caixa: é uma ferramenta interna simples de controle que consiste na conciliação de saldos e movimentações bancárias e de caixa ocorridas em determinado período. É importante para controlar o movimento financeiro da sua empresa e entender para onde vão seus recursos. Essa ferramenta servirá de base para alimentar o Fluxo de Caixa Financeiro.

Fluxo de Caixa Financeiro: Consiste em uma ferramenta valiosíssima de gestão, através da qual você poderá conhecer as entradas / origens dos recursos (receitas de vendas e outras receitas) e onde estes recursos foram aplicados (custos e despesas).

Com o Fluxo de Caixa pode planejar, conhecer e controlar toda a movimentação financeira da sua empresa, tomar decisões sobre a destinação dos recursos ou entender a falta deles. Proporciona uma análise vertical e horizontal, auxiliando onde seus recursos devem ser melhor aplicados.

Lucratividade: As receitas obtidas com as operações de venda de mercadoria, produtos e/ou serviços, devem ser suficientes para cobrir todos os custos e despesas incorridas e ainda gerar lucro, o que é necessário para manter a continuidade normal das atividades dentro das normas que regem cada tipo de empresa.

Conhecendo o lucro líquido e o total das vendas, o gestor conseguirá saber se sua empresa é lucrativa ou não. Para conhecer a lucratividade deverá conhecer bem seu negócio, qual sua fonte de geração de riqueza, implementar políticas de redução de custo separar o controle financeiro da empresa, do controle financeiro do proprietário e entender que a boa e má gestão refletem diretamente na lucratividade da empresa.

Processos Internos: Cada colaborador deve ter conhecimento absoluto sobre as atividades que desenvolve e o que sua atividade reflete no sucesso do cumprimento da atividade do seu colega e do setor como um todo. Conhecendo os processos, conhece melhor a forma de delegá-los, os custos inerentes a cada um deles e a forma como reduzi-los.

Além do estudo e implantação das atividades mencionadas acima, orientamos também a contratação de um contador da sua confiança que, através dos seus conhecimentos técnicos, financeiros, tributários e de gestão, ajude a alavancar o seu negócio rumo ao sucesso.

Essas ferramentas são indispensáveis para planejar, conhecer, organizar, controlar e conduzir um negócio, pois "Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia" frase de William Edwards Deming, pai da evolução contínua de qualidade para definir o que se ganha trabalhando com processos.