·         Contrato de trabalho;
·         Cópia dos documentos pessoais: RG, CPF, Título de eleitor, Carteira de trabalho, endereço;
·         Certidão de nascimento dos filhos (se houver);
·         Contrato de opção pelo vale transporte;
·         Termo de uso de imagem (caso a empresa trabalhe com a imagem dos colaboradores).

Ø  A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é digitalizado, arquivo digital, como Drive ou Dropbox ou em Pastas adequadas como Escarcelas.

3.      Documentos periódicos dos seus colaboradores:

Estes são de interesse direto entre empresa e colaborador, são informações que futuramente podem ser utilizadas ou solicitadas pelos colaboradores ou a empresa, para eventualidades.

·         Contracheques (devem ser guardados durante 5 anos);
·         Recibo de férias, vale transporte, vale alimentação;
·         Comprovantes de desconto ou de bônus salarial (ex: ajuda de custo para faculdade);
·         Até o recibo de rescisão.

Ø  A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é virtualmente e também em Pasta AZ ou em Grampos Trilhos de Plástico.

4.      Encargos trabalhistas e impostos:

Seguindo a mesma linha do item anterior, a empresa também tem obrigações com os órgãos tributantes, o Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS, Receita Federal, Estadual e Municipal. A estes são relacionados os seguintes pagamentos:

·         DARF’s: IRRF, CSLL, IRPJ, entre outros;
·         DAS – Para as empresas do Simples Nacional;
·         Guia do FGTS;
·         Guia da Previdência – GPS.

5.      Fornecedores e clientes

Não precisamos dizer que para toda relação de compra e venda de mercadorias ou serviços, é importante ter uma nota fiscal validando a operação, certo? Mantenha salvo por pelo menos cinco anos as notas de produtos ou serviços e comprovantes de pagamentos de seus fornecedores e clientes. 

Ø  A melhor forma de guardar os documentos citados no item 4 e 5, é em arquivo digital, como Drive ou Dropbox, pois é mais seguro e facilita o envio para o seu contador e outras necessidades.

6.      E outros

Considerando que toda despesa avulsa gerada pela empresa também é importante! Empréstimos, despesas de viagem, cursos, eventos, manutenção, compra de imóveis e equipamentos, geram documentos importantes que também devem ser guardados.

Ø  Indicamos digitalizar toda a documentação e caso deseje manter também o documento físico utilizar Escarcela, Pasta AZ ou Grampo Trilho, podendo separar por mês ou tipo - água, luz, compra de mantimentos, telefone, etc.

Salientamos que a documentação organizada ajudará na busca quando necessário, na organização e também no controle de pagamentos, pois a rotina lhe ajudará a perceber a falta de alguma obrigação que não foi realizada. 

Indicamos manter uma planilha ou programa de controle financeiro, onde tenha apontado na mesma data de vencimento e pagamento, fornecedor, número da nota fiscal, descrição e forma de pagamento.

Clique aqui para obter um modelo de planilha!